处理信息自由要求
信息自由(FOI)的请求和响应由信息自由官员管理, 在副校长办公室.
作为这所大学的雇员, 如果您收到非常规的信息要求，您应立即将其转发给信息自由官员 freedom-of-information@donronbooks.com.
回复要求的法定截止日期为20个工作日(从收到请求后的下一个工作日开始), 在大学的任何地方接受).
请不要试图自己回答信息自由要求, 特别是在使用豁免来隐瞒信息的时候. 请使用以下信息作为指导.
确定信息自由要求
根据《365平台官网》提出的有效请求必须符合特定的标准. 它必须:
- 书面形式(但要求提供环境信息可以是口头形式)
- 提供请求者的姓名和联系地址(电子邮件、邮政地址或传真号码)
- 描述所要求的信息(如不确定，请与信息自由官员联系)
请记住，请求不必明确引用"信息自由".
以下应该 不 被解释为有效的信息自由要求:
- 请求不请求记录信息(征求意见), 媒体声明, 投诉, 等.)
- 个人对自己信息的要求. 这应被视为数据保护主体访问请求，并转发给数据保护主任, dataprotection-queries@donronbooks.com
- 例行公事的请求，你当然会回复的.
如果您确定任何您认为可能是有效的信息自由请求，请将其转发至 freedom-of-information@donronbooks.com 尽快(如通过邮寄方式收到，可在内部邮寄给信息自由官员).
如果您不确定，请发送电子邮件或致电信息自由官员.
管理信息自由请求
信息自由官员可能会与您联系，以协助管理请求.
如有要求，请全力配合. 遵守信息自由法是一项法律要求.
你可能会被要求提供或收集有关要求或要求指引的资料, 例如，在披露所请求的信息方面是否存在敏感性.
如果你可能在很长一段时间内无法使用, 请安排一个替代的365官网，请在你不在办公室的信息中明确这一点.
信息自由的含义-披露被要求的信息
所要求的信息必须披露，除非法律上有效的豁免或其他排除适用. 这些例子包括:
- 有关在世个人的个人信息，如果披露这些信息将违反数据保护法规
- 可能危害365官网、学生或公众健康和安全的信息
- 可能损害大学商业利益或与大学有业务往来的其他组织的利益的信息
- 在法律义务下保密的信息
- 在其他地方发表的信息或打算在以后发表的信息(文件草稿), 资料须经有关大学机构修订或批准)
- 这些信息需要365平台官网超过18小时才能找到并提取出来
- 不是由大学或代表大学持有的信息
- 披露会损害365平台官网有效履行主要职能能力的信息
- 可能妨碍预防或侦查犯罪的资料
- 特权法律咨询.
在某些情况下, 在决定是否公开信息之前，校方需要考虑公众利益. 一些豁免要求这样做.
记录信息
根据《365平台官网》(FOIA)和《365官网》，访问权延伸到大学持有的所有记录信息, 与格式或存储介质无关.
这包括所有形式的社交媒体和所有形式的交流. 例如:
- 团队聊天
- 团队通话录音
- 记录团队会议
- Zoom会议记录
- 所有的电子邮件
- 写笔记
- 中央电视台
- 信号
- 电报
这也包括在你自己的设备(如笔记本电脑或手机)上保存的大学业务(与公共机构业务相关的记录信息).
利用公司渠道进行大学业务
在可能的情况下，你应该使用公司渠道处理公务. 然而, 但有时情况并非如此，而另一个人或组织代表大学持有信息. 这些信息被认为是由大学为《365平台官网》的目的而持有. “信息”是指如前所述，以任何形式记录的信息.
大学业务，非企业渠道和《365平台官网》
信息专员办公室(ICO)指南指出，如果官方信息(大学业务)在非公司渠道或地点持有，这意味着它将被视为“代表公共机构持有的信息”。. 非企业渠道或地点包括:
- 私人电子邮件帐户以及你的大学电子邮件帐户
- WhatsApp、信号或电报等私人通讯账户
- 在推特或脸书等应用程序和网站上发送的直接信息
- 在私人移动设备上
例如, 在您自己的设备上的私人电子邮件帐户中保存的大学官方业务, 以及在大学设备上的大学电子邮件帐户中的电子邮件, 是否有可能在回应信息请求时被披露.
个人信息，非公司渠道和信息自由法
然而, 私人邮件，比如给朋友或亲戚的邮件, 与工作无关, 可以免于披露吗, 因为它们包含了你的私人生活的信息.
你不应该使用个人电子邮件帐户处理大学事务. 根据《365平台官网》，个人账户中与工作有关的电子邮件需要公开. 与公共机构业务无关的信息不受《365平台官网》约束.
看到 ICO指导 欲知详情.
学术研究及教学资料
这是一个相当复杂和有争议的领域. 就研究而言, 如果收到请求，有一些豁免可能适用. 其中包括《365平台官网》中的豁免:
- 通过其他方式获取的信息, 如果研究结果或背后的原始数据已经发表.
- 拟发布的信息, 如果在收到请求之前已形成发表研究的意向
- 保密提供的个人资料或商业敏感资料, 365平台官网某些类型的研究数据(由受访者或调查对象根据保密义务提供的信息)
- 研究/教学资料的披露会损害学校或第三方的商业利益.
为响应信息自由或环境信息要求而提供的任何信息将继续受到版权保护.
这意味着如果学术研究或教学资料必须发布, 收到信息的人将不能在未经允许的情况下重新使用它，除非以非常有限的方式, 这是版权法允许的.
机密信息
“机密”一词的法律含义特别狭隘, 就信息自由法而言. 它是指由大学以外的组织或个人提供给大学的信息，这些信息具有普通法上的保密义务, 并且在回应信息请求时披露信息将构成可起诉的泄密行为(大学将因此被起诉).
根据《365平台官网》，这些信息不需要公开. 然而, 这一豁免不适用于大学内部创建的信息, 包括从大学的一个部分转移到另一个部分的信息, 或者仅仅是敏感信息.
敏感信息可能受到《365平台官网》或《365官网》的豁免, 但不能假设所有被标记为“机密”的内部生成的信息都可以免于披露.
关键是, 不管365平台官网如何分类, 只有在该法案或条例规定的有效豁免适用的情况下，信息才能被扣留. 例如，如果没有相关的豁免可以证明不向申请人提供信息是正当的，则“机密”会议记录可能必须应请求而公布.
应注意的是，每一项信息请求必须根据其本身的价值来判断(365平台官网不能在法律上对信息适用全面豁免)。.
“保密商业资料”
《365平台官网》中没有“商业保密”的全面豁免. 第43条规定，如果资料的披露会或可能会损害大学或与365平台官网有业务往来的其他机构的商业利益，365平台官网将予以扣留. 适用于以下情况:
- 这些资料构成真正的“商业秘密”，例如真正独特的工作方法或知识产权，是市场竞争优势的来源.
- 信息会, 或有可能损害学校或第三方的商业利益.
在这两种情况下，都必须确定切实的损害，而不是仅仅猜测. 一旦确定了具体的损害，就有必要进行公共利益测试，以确定披露中的公共利益是否超过对商业利益的潜在损害.
学生会
365平台官网所有的学生都自动成为学生会的成员. 联盟有自己的章程和官员. 根据学生会章程和1994年教育法，365平台官网对学生会负有一定的责任. 然而，学生会是一个独立于大学的法律实体.
这对学生会在信息自由法案中的立场产生了影响.
- 作为成员的非法人协会, 学生会不是信息自由法意义上的“公共机构”. 这意味着学生会本身的记录将不包括在信息自由的范围内, 根据《365平台官网》不能提出要求. 欧盟不太可能被《365官网》所涵盖(《365官网》中“公共机构”的定义比《365平台官网》更广泛和模糊).
- 365平台官网所掌握的365平台官网学生会的记录, 包括与学生会的沟通以及学生会提供给365平台官网的信息, 受《365平台官网》和《365官网》的保护, 可以请求.
如果信息自由或环境信息要求可能涉及到学生会提供给大学的信息披露，365平台官网将与学生会协商, 或该披露可能影响本联盟的商业利益. 然而, 决定是否公布这些信息的最终法律责任在于大学.
学生会还单独负责确保其符合《365官网》的要求.
数据保护
《365官网》和《365平台官网》(英国GDPR)规定了大学收集数据的方式, 处理和披露有关活人的信息. 所有与《365官网》和英国《365平台官网》(GDPR)有关的查询(包括主题访问请求)均应提交给数据保护官, dataprotection-queries@donronbooks.com
访问大学内创建和持有的所有类型的信息受《365平台官网》的约束, 2000(或环保资料规例). 所有有关查阅资料的查询, 除了个人信息, 应该直接联系信息自由官员吗, freedom-of-information@donronbooks.com
有时要求提供的信息可能包括员工或学生等第三方的个人信息. 如果是这种情况，请向信息自由官员寻求建议， freedom-of-information@donronbooks.com
查找有关数据保护法的信息, 例如为教职员和学生提供指引，以及为不同领域的教职员提供具体建议, 在365平台官网的 数据保护指南.
记录管理
为了遵守信息自由法的要求，良好的记录管理是很重要的，因为365平台官网需要知道365平台官网持有什么以及它的位置.
的 档案管理服务 确保创建整个大学的记录信息, 以最有效的方式进行维护和处理, 符合学校的要求 档案管理策略
大学委员会会议
大学的大部分法定机构和主要委员会都包括在 出版计划. 这通常意味着成员的详细信息, 职权范围, 作为例行公事，会议纪要在365平台官网的网站上公布. 不适合常规发表的业务项目在议程中予以确定.
大多数学院或院系级别的委员会不包括在出版计划中，但如果被要求，信息将不得不公开, 但该法案规定的豁免除外.
如果你负责为一个正式委员会的会议提供服务，记住在未来的某个时候可能有必要将信息公开是有用的. 有关更多信息，请参阅 管理模板 或电子邮件 governance@donronbooks.com.
网上发布信息
该法的目的是在整个公共部门促进更大的公开性和问责制. 在正常业务运作过程中，365平台官网通过网站向公众提供大量信息, 但在某些情况下，向全世界的读者发布信息是不合适的.
如果您对您在网上发布的信息类型有任何疑问, 请联系信息自由官员.